By Будь-яка господарська операція потребує документального супроводу. І не лише тому, що цього вимагає законодавство. Передусім це потрібно самим учасникам операції: продавцю і покупцю, замовнику і підряднику, надавачу послуг та її отримувачу.
Проте уявлення про кількість, склад та зміст потрібних (достатніх) документів у різних учасників не завжди однакові. Хтось вважає будь-які документи зайвою формальністю, а хтось, навпаки, прагне задокументувати чи не кожен подих.
Але найгостріші «документальні» суперечки спалахують в процесі взаємодії платників податків та контролюючих органів. Деякі з таких суперечок виходять за межі поодиноких конфліктів між конкретним суб’єктом та податковим органом, тобто, йдеться про системні розбіжності, які охоплюють цілі категорії платників податків і зберігаються роками.
Про одну з таких розбіжностей нагадало роз’яснення ДПС від 13.02.2026 № 840/ІПК/99-00-24-03-03.
Платник податків у своєму зверненні до податкової служби повідомив, що він як фізична особа – підприємець надає юридичні послуги фізичним особам: проводить консультації, роз’яснює ті чи ті питання, готує документи тощо. Послуги надаються:
- дистанційно / онлайн (в електронній формі із застосуванням мережі інтернет);
- на підставі договору публічної оферти. У договорі (серед іншого) зафіксовано, що в документі на оплату (графа «Призначення платежу») клієнт має зазначити: «За надання юридичних послуг за договором публічної оферти».
Від податкової служби ФОП хоче отримати підтвердження, що така схема роботи є припустимою, а відсутність «договору про надання послуг з конкретною фізичною особою та первинної документації (акту наданих послуг)» не є порушенням законодавства. Тобто, запит стосується одного з аспектів відомої проблеми наявності / відсутності тих чи тих документів, зокрема, й первинних, у фізичних осіб – підприємців.
Відповідь податківців доволі конкретна, зрозуміла й… непереконлива. Вони вважають, що надання послуг фізичним особам без укладання окремого письмового договору можливе, але лише якщо:
1) є первинний документ (інвойс або інший аналог), який містить обов’язкові реквізити;
2) здійснено фактичну оплату таких послуг;
3) форма правочину не суперечить вимогам законодавства щодо письмової форми.
Отже, на думку контролерів, договір оферти – прийнятно, відсутність первинного документа – ні. До того ж, як зазначено в податковій консультації, первинний документ має бути оформлений відповідно до вимог Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Звісно ж, це твердження податківці підсилюють низкою цитат зі статті 9 «Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку» зазначеного Закону, але традиційно «забувають» про іншу статтю цього ж Закону – статтю 2 «Сфера дії Закону», у якій чітко зазначено, що він поширюється лише на юридичних осіб.
Для нівелювання цієї «забудькуватості» у деяких інших роз’ясненнях податківці «підтягують» єдину норму Податкового кодексу України (ПКУ), яка дозволяє (хоча й з великою натяжкою) поєднати ФОПів і первинні документи.
Йдеться про пункт 44.1 ПКУ, який стосується всіх платників податків, а, отже, і ФОПів. Відповідно до цього пункту «для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та / або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством».
Як бачимо, у процитованому пункті наведено перелік, у якому первинні документи – лише один з елементів. Тобто, для цілей оподаткування платники податків мають використовувати або первинні, або інші документи (залежно від того, що передбачає законодавство). А законодавство не вимагає від ФОПів ведення первинних документів саме у розумінні згаданого раніше Закону. Певні вимоги щодо первинних документів у ФОПів є.
У Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, який затверджено наказом Мінфіну України від 03.09.2021 № 496 є навіть визначення терміну «первинні документи», проте цей документ має обмежену сферу застосування і діяльності з надання послуг не стосується.
Зауважимо, аналізованій консультації № 840/ІПК/99-00-24-03-03 про пункт 44.1 ПКУ не згадують. Ба більше: в ній взагалі не згадують про ПКУ!
І це, мабуть, не випадково, адже по суті ПКУ спростовує висновки податківців.
Що вимагає ПКУ конкретно від ФОПів? Відповідно до пункту 296.1 ПКУ «Фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів». Є додаткові вимоги для тих ФОПів, які продають певні групи товарів, натомість щодо послуг інших вимог немає.
Якщо ФОП веде облік доходів на підставі платіжних документів, його навряд чи можна звинуватити у порушенні вимог ПКУ. Проте, зважаючи на формулювання «первинний документ (інвойс або інший аналог)», у роз’ясненні ДПС явно йдеться не про платіжний документ, а про документ, який підтверджує факт надання послуг.
Нагадаємо: у відомому листі від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983 Мінфін стверджує, що за певних обставин рахунок-фактура (інвойс) може замінити акт виконаних робіт. Тож можна припустити, що у роз’ясненні № 840/ІПК/99-00-24-03-03 під аналогом інвойсу податківці розуміють акт виконаних робіт, а не називають його прямо, бо розуміють слабкість своєї позиції (особливо, на тлі активного обговорення пропозицій щодо скасування акту виконаних робіт як такого, або, щонайменше, обмеження сфери його застосування).
Навіщо контролерам потрібен саме такий документ, якщо об’єктом оподаткування у ФОПів є дохід, а датою його отримання є дата надходження безготівкових або готівкових коштів? Запитання цікаве, але, вочевидь, риторичне. З практичного погляду, важливим є інше запитання: а якими можуть бути наслідки відсутності первинного документа (такого, який хочуть бачити податківці)?
З аналізу «штрафних» норм ПКУ і наявного досвіду перевірок випливає: єдине, у чому можуть спробувати звинуватити ФОПа – це порушення вимог пункту 121.1, а саме «незабезпечення платником податків зберігання первинних документів «…» інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів «…» чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом». Штраф у такому випадку становитиме 1 020 грн. Проте платники податків мають достатньо аргументів для оскарження подібних спроб податківців. Ймовірність успіху при цьому доволі висока, адже джерелом відповідних аргументів є сам Податковий кодекс.
Вважається, що, крім податкових, є й інші ризики, пов’язані із відсутністю документа, який засвідчує факт надання послуг (будь то акт, інвойс чи інший документ, який передбачає наявність тих самих обов’язкових реквізитів, зокрема, підписів ФОПа і його клієнта). Наприклад, незадоволений якістю отриманої послуги клієнт може вимагати повернення коштів, стверджуючи, що не отримав послуги взагалі. Звісно, подібні ситуації трапляються, проте навряд чи вони мають масовий характер.
З іншого боку, оформлення навіть великої кількості однотипних документів сьогодні можна автоматизувати так, що це не потребуватиме багато зусиль й забиратиме мінімум часу. Електронні документи, електронні підписи, спеціалізовані застосунки (програми), допомога від штучного інтелекту тощо. Отже, є сенс замислитися, чи варто відмовлятися від документів, які здаються не надто потрібними, але допомагають уникнути податкових та інших ризиків і забезпечують душевний спокій.
Варто також зауважити, що «документальні» норми ПКУ, зокрема, пункт 44.1, цитовано й детально аналізовано в багатьох судових рішеннях, ознайомитися з якими можна в системі Lex.
Ірина Назарбаєва, консультантка з питань оподаткування й бухгалтерського обліку ActiveLex
Джерело: Lexinform
