By Завдяки використанню BPM-технологій вдається значно зменшити витрати, оптимізувати бізнес-процеси, зробити їх реалістичними, управляти ефективністю діяльності загалом, а також збільшити прибуток бізнесу.
Розповідаємо, як це можливо та у який спосіб можна автоматизувати бізнес-процеси, щоби вони почали допомагати економити та більше заробляти.
Що таке BPM
BPM (Business Process Management, управління бізнес-процесами) — це концепція процесного управління організацією, яка розглядає бізнес-процес як особливі ресурси підприємства. Правильне використання бізнес-процесів дає змогу реалізувати концепцію процесного управління компанією. Завдяки цьому можна будувати гнучкі адаптивні інформаційні системи, здатні швидко підлаштовуватися під особливості організації.
Навіщо потрібна автоматизація бізнес-процесів
Автоматизація бізнес-процесів потрібна для масштабування бізнесу. Коли компанія росте, обсяги робіт також сильно збільшуються. Виставити вручну 10 рахунків — це зовсім інша річ, ніж виставити 1000 рахунків. Така сама ситуація з іншими процесами в компанії: від підбору персоналу до управління закупівлями.
Ось чим автоматизація буде корисна для будь-якої компанії:
- Збільшення прибутку. Автоматизація бізнес-процесів дозволяє обслуговувати більшу кількість клієнтів меншою кількістю співробітників. Коли рутинні завдання організовані за допомогою спеціальних програм, участь людини потрібна тільки в нестандартних ситуаціях. Прибуток компанії зростає, а витрат на персонал — немає.
- Заощадження часу. Деякі завдання, наприклад, розподіл замовлень між менеджерами, взагалі не приносять компанії гроші, але робити їх потрібно, інакше всі процеси зупиняться. Автоматизація таких завдань допомагає співробітникам більше займатися справами, які вимагають творчого підходу або приносять прибуток.
- Підвищення ефективності й точність процесів. Є процеси, в яких дуже важлива точність. Наприклад, оформлення замовлення в службі доставки інтернет-магазину. Краще дати користувачеві вибрати потрібне поштове відділення зі списку, ніж змусити менеджера приймати замовлення телефоном. Менеджер втомиться й помилиться, посилку відправлять не туди, і клієнт через помилку магазину не отримає замовлення, коли необхідно.
- Поліпшення процесів. Деякі бізнес-процеси або дуже дорого, або взагалі нереально обробити вручну. Наприклад, обдзвонити всіх учасників конференції на 1000 осіб і нагадати їм, що конференція завтра. Але їм можна відправити SMS або email. Автоматизація виводить компанію на новий рівень персоналізації в роботі з клієнтами.
Також автоматизація покращує якість обслуговування клієнтів, оптимізує витрати на логістику, дає змогу якісно планувати надходження грошей, розраховує рентабельність замовлень, швидко та правильно готує документи для клієнтів, підрядників і партнерів, дозволяє оперативно отримувати будь-які звіти про реальний стан справ у компанії, мінімізує негативний вплив «людського фактора» на бізнес, а також безпечно зберігає інформацію — кожен співробітник працює тільки з тими даними, до яких йому надано доступ.
Які бізнес-процеси можна й потрібно автоматизувати
Зазвичай автоматизацію бізнесу починають із масових трудомістких рутинних операцій — з процесів, які найбільшою мірою впливають на прибуток компанії, або ж із найбільш проблемних ділянок.
По-перше, можна автоматизувати завдання, які вручну виконувати дуже довго або взагалі неможливо.
По-друге, можна автоматизувати роботу співробітників, що виконують стандартні рутинні операції або взагалі зняти певні операції зі співробітників.
По-третє, використовувати автоматизацію для того, щоби «навести лад у домі».
Необов’язково автоматизувати одразу всі бізнес-процеси. Можна поступово розширювати масштаби автоматизації в компанії і створювати єдину систему управління послідовно.
Головне — пам’ятати про цілі, заради яких була впроваджена автоматизація. Автоматизація заради автоматизації — це марна трата часу та ресурсів.
Яку BPM-систему обрати
В Україні прямо зараз уже можна обрати BPM-систему, які буде найбільше відповідати вашим потребам.
Наприклад, «Бітрікс 24». Вона створює та редагує бізнес-процеси, відразу їх впроваджує, виводить показники ефективності, контролює роботу, робить висновки, а потім аналізує їх.
Або Scriptum BPM. Ця система автоматизує та підвищує ефективність бізнес-процесів. Ще вона дає можливість швидко розв’язувати проблеми бізнесу — як варіант, інтегрувати між собою старі системи компанії, автоматизувати процеси, прискорити взаємодії та багато іншого.
А Creatio від компанії Terrasoft дозволяє створювати та автоматизувати бізнес-процеси різної складності, а також має готову бібліотеку процесів, які побудовані відповідно до провідних світових практик.
