By Коли підприємець створює власний бізнес, він точно не мріє про те, що завжди гаситиме пожежі й займатиметься рутиною. Спочатку це може працювати, але коли бізнес розвивається, йому вже треба займатися іншими справами, а не гаяти весь час та енергію на одне й те саме.
Через це бізнесу буде складно розвиватися та адаптуватися під умови, що постійно змінюються, а власник стане заручником своєї ж компанії, що неминуче призведе до його вигорання, а компанію — до повільної (або швидкої) стагнації.
Щоби бізнес став успішним, власник має виконувати функції стратега. А це означає делегувати оперативні питання керівникам, вийти з операційної діяльності та досягти того, щоби співробітники могли самостійно приймати частину рішень. А як це зробити?
Як вийти з операційної діяльності
Розберемося на прикладі різних способів.
Перший — знайти генерального директора.
Його роль полягає в тому, щоби розвантажити власника та навести лад в операційній діяльності. Тут є й мінуси — далеко не завжди можна швидко й ефективно знайти спеціаліста, який дійсно зможе допомогти. Іноді справи можуть піти гірше, а власник навіть не буде знати про проблеми, адже новий директор зможе їх приховувати.
Також директор, якщо зможе навести лад зі справами, можливо, захоче стати співвласником або побудує свій конкурентний бізнес і переманить туди частину клієнтів. Але це, звичайно, залежить від характеру стосунків між власником і генеральним директором.
Інший спосіб — систематизувати бізнес. Це безпечна можливість відійти від операційних справ, завдяки якій кожен співробітник знатиме й розумітиме власні та чужі обов’язки. Компанія стає прозорою: у структурі, показниках ефективності, роботі відділів та системі прийняття рішень. А власник і далі займається компанією, адже контролювальні функції досі в нього.
Систематизація корисна й допомагає, коли зайва операційна діяльність заважає росту бізнеса.
Після виходу з операційки власник бізнесу життєво необхідний компанії тільки з ключових питань. Це розвантажує його час і дає змогу займатися стратегічним розвитком.
Ще один спосіб — автоматизація бізнес-процесів. Це зручний і ефективний спосіб поліпшити роботу власної компанії та свою особисту зокрема. Наприклад, вона дозволяє перевести в онлайн усі офісні питання, вести бухгалтерію та звітність, обмінюватися електронними документами, зберігати все в хмарі, проводити маркетингову аналітику й автоматизувати всі бізнес-процеси.
Це економить час і гроші, а також дає нові можливості для отримання прибутку й розвитку.
BPM: що це та як вона допоможе
BPM (Business Process Management) — це категорія програмних продуктів. Вони спрощують управління різними типами діяльності компанії й допомагають виявляти слабкі ділянки процесів або організаційної структури, що знижують продуктивність компанії.
Також варто згадати про BPMS (Business Process Management System або Business Process Management Software, система для управління бізнес-процесами). Це програмне забезпечення для втілення BPM-концепції в життя — тобто, її технологічна частина.
BPM-система дає змогу автоматизувати бізнес-процеси й завдання, які неможливо або дуже довго необхідно виконувати вручну. Також вона забирає рутинні операції в співробітників і зменшує можливість помилок через людський фактор. До того ж, автоматизація може допомогти навести лад у справах компанії.
Вона заощаджує час, допомагає збільшити прибуток, підвищує ефективність та точність процесів та поліпшує їх. Впровадження BPM дає гарантію власнику, що рутинні завдання (а також ті, що можна автоматизувати) будуть виконуватися ефективно та без помилок.
В Україні є з чого обирати. Наприклад, система Creatio від компанії Terrasoft. Вона дозволяє створювати та автоматизувати бізнес-процеси різної складності. Також у неї є готова бібліотека процесів, що побудовані відповідно до різноманітних світових практик.
Можна також обрати Scriptum BPM. Завдання системи — підвищувати ефективність бізнес-процесів, а також автоматизувати їх. Також вона дозволяє швидко розв’язувати проблеми бізнесу: наприклад, інтегрувати між собою різні системи компанії, автоматизувати процеси, прискорити взаємодії тощо.
Система «Бітрікс24» створює та редагує бізнес-процеси, відразу їх впроваджує, виводити показники ефективності, контролює роботу, робить висновки, а потім аналізує їх.
Електронний документообіг: до чого тут він?
Впровадження електронного документообігу допоможе автоматизувати бізнес і також позбутися рутинних процесів, які займають багато часу.
Системи ЕДО дозволяють працювати з документами в будь-який час і з будь-якого пристрою. Їхні переваги — вони значно дешевші, ніж робота з папером: нуль гривень на витратні матеріали, друк, доставку й утримання архіву. Також вони надійніше й безпечніше. Електронні документи не схильні до зносу, а втратити архів у хмарі просто неможливо.
А головне — електронний документообіг звільняє час керівника, дозволяє підписувати кілька документів відразу й не губитися в папері. До того ж, робити це можна в будь-який час та місці.
Серед систем ЕДО можна обрати Deals, Agiloft, Megapolis Doc.Net та інші.
Підсумок
Для того щоби вийти з операційних процесів і почати займатися розвитком бізнесу, необхідно провести систематизацію: кожен співробітник має знати, у чому полягають його завдання, як перевіряється його ефективність і як у компанії приймають рішення.
Такий підхід дозволить перевести реалізацію завдань на співробітників. Власнику досить регулярно обговорювати з ними наступні кроки й контролювати роботу хоча б раз на тиждень.
У результаті з’являтимуться нові ідеї, проєкти й досягнення компанії, яких не було б без передачі рутинної роботи.
